Cine îți datorează bani? Ghid practic pentru gestionarea creanțelor

Ai avut o lună bună. Ai vândut mult, ai facturat, iar la finalul lunii contabilul îți trimite balanța și îți spune mândru: „Am ieșit pe profit!”. Te uiți la cifre, ești mulțumit... dar când mergi să plătești salariile sau furnizorii, constați cu stupoare că în cont nu este destul cash.

Unde s-au dus banii? De cele mai multe ori, răspunsul stă într-un singur loc: creanțele.

În acest articol, îți explicăm pe înțelesul tuturor ce sunt creanțele, de ce pot fi o capcană periculoasă pentru cash-flow-ul tău și cum poți să le gestionezi eficient.

Ce sunt, de fapt, creanțele?

În termeni contabili, o creanță reprezintă dreptul firmei tale de a încasa o sumă de bani de la un client (sau un debitor).

În termeni simpli: sunt promisiunile clienților tăi că îți vor plăti facturile.

Atâta timp cât factura este emisă, dar nu este încasată, suma respectivă stă în bilanțul tău ca un „activ”. Este o dovadă că ești o firmă puternică, care are cifră de afaceri. Dar există o problemă: creanțele nu sunt bani lichizi. Nu le poți folosi pentru a plăti salariile, taxele la ANAF sau furnizorii. Banii tăi sunt blocați la alte firme.

De ce apar ele? (Capcana vânzărilor pe credit)

Creanțele apar în mod natural când vinzi pe credit. Dacă oferi clienților tăi 30, 60 sau 90 de zile pentru plată, ești nevoit să susții tu costurile afacerii în acest timp.

Mai există și o capcană mult mai subtilă pe care mulți manageri o ratează: TVA-ul. Să presupunem că emiți o factură de 10.000 lei + 2.100 lei TVA. Chiar dacă nu ai încasat niciun leu de la client, tu datorezi acel TVA statului. Astfel, din cauza unei creanțe neîncasate la timp, poți ajunge să scoți bani din buzunarul propriu pentru a plăti taxele.

Unde găsești creanțele în balanță?

Dacă te uiți pe o balanță SAGA, creanțele apar de obicei la Active Curente, asociate cu contul 411 (Clienți).

Problema este că balanța standard îți arată doar o sumă totală, seacă. Nu îți spune *cine* îți datorează banii, *cât* de veche este datoria sau dacă clientul respectiv are de gând să plătească. De aceea, doar să te uiți la balanță nu este suficient.

Cum îți gestionezi creanțele în 3 pași

1. Calculează-ți „Zilele de Încasare” (DSO)

Acesta este cel mai important indicator pentru creanțe. Îți arată, în medie, câte zile îi ia firmei tale să își transforme vânzările în bani în cont. Cu cât numărul este mai mare, cu atât cash-flow-ul tău suferă mai mult.

2. Stabilește reguli clare de creditare

Nu toți clienții merită aceleași condiții. Analizează-le istoricul. Un client care a întârziat 3 luni la plata anterioară ar trebui să primească marfă doar pe bază de plată în avans sau cu termen redus.

3. Nu aștepta să treacă scadența pentru a acționa

Trimite-le memento-uri cu 3 zile înainte de scadență. Oamenii uită. Un e-mail politicos de reamintire previne o discuție neplăcută peste o lună.

Cum te ajută Povestea Cifrelor?

Dacă ești antreprenor, nu ai timp să cauți prin sutele de rânduri ale unei balanțe pentru a găsi contul 411 și a calcula tu tot felul de indicatori.

Tocmai de aceea am construit Povestea Cifrelor. Aplicația noastră citește automat balanța pe care o încarci (fie din SAGA, fie din alte programe) și izolează toate datele de care ai nevoie.

Când încarci fișierul, sistemul:

Extrage automat valoarea creanțelor.
Calculează ce procent din activele firmei sunt blocate în promisiuni de plată.
Îți explică în limbaj uman ce înseamnă asta pentru lichiditatea ta (de exemplu: *„Atenție, ai 50.000 de lei blocați la clienți, ceea ce reprezintă 40% din totalul activelor. Acest lucru îți limitează capacitatea de a plăti datoriile curente.”*).

Nu te mai mulțumi doar cu profitul de pe hârtie. Află cine îți datorează banii și ia decizii bazate pe realitate.

Încarcă balanța ta gratuit și vezi exact cât cash stă blocat la clienții tăi.